அலுவலக முறைமை - நடைமுறைக்கோவை - Procedure File

இக்கோவையில் விடயத்துடன் தொடர்புபட்ட அந்த விடயத்தை நிறைவேற்றும் படிமுறைகள் குறிப்பிட்டிருக்கும். அதாவது ஒரு வேலையை எவ்வாறு ஆரம்பிப்பது, அது எவரெவருடாகச் செய்யவேண்டும், இறுதியாக எடுக்கப்பட வேண்டிய நடவடிக்கை என்ன?என்பன இதில் குறிப்பிடப் பட்டிருக்கும். 

இக்கோவை விடய எழுதுநரின் வேலையை இலகுவாக்கும். புதிய எழுதுநரைப் பயிற்றுவிக்க இது உதவுகின்றது. இயக்கங்கள் சரியாகவும், முறையாகவும் நடைபெற உதவுகின்றன. வேலை நடைமுறைகளைப் படித்து மாற்றங்களைப் பாவிக்க இக்கோவை உதவுகின்றது.

அலுவலக முறைமை - மத்திய கோவை - Central File

சில சிக்கலான விடயங்களுக்கு சில துணைக்கோவைகளைத் திறக்க வேண்டியேற்படலாம். பல துணைக்கோவைகளுடன் தொடர்புபட்டதாக ஒரு கோவை பேணப்படும். இதுவே முக்கிய கோவை எனப்படும்.

Eg:- ஒரு நேர்முகப் பரீட்சையின் போது ஒவ்வொரு பரீட்சாத்திக்குமாகத் துணைக்கோவைகள் பேணப்படும் வேளையில் குறிப்பிட்ட பதவி பற்றிய தகமைகள், ஆட்சேர்ப்புத்திட்டம், நேர்முகப்பரீட்சை நிலையம் போன்ற விபரங்களைக் கொண்டதாக மத்திய கோவையிலிருக்கும் ஒவ்வொரு பரீட்சாத்தியும் நேர்முகப்பரீட்சை செய்யப்பட்டுத் தெரிவு பற்றிய விபரமும் மத்திய கோவையில் திறக்கப்படும். 

இது போன்ற பல அம்சங்களைக் கொண்ட ஒரு செயற்றிட்டத்திற்கு அந்தப் பல்வேறு அம்சங்களுக்குத் துணைக்கோவைகளும் அச்செயல் திட்டம் சம்பந்தமாக மத்தியகோவையும் பேணப்படும்.

அலுவலக முறைமை - கோவைகளின் வகைகள்

1. மத்திய கோவை
2. நடைமுறைக் கோவை
3. உசாத்துணைக் கோவை
4. கொள்கைக் கோவை
5. விடயக் கோவை

6. பெயர்வழிக் கோவை

அலுவலக முறைமை - கோவையிடலில் ஏற்படும் தவறுகள்

1. தலையங்கம் மிக நீண்டதாக இருத்தல்
2. குழப்பமான முறையில் பெயரிடல்
3. கோவைக்கு அதிகமான ஆவணங்களைச் சேர்த்தல்
4. ஒரு கோவைக்குள் மற்றொரு கோவையைப் புகுத்துதல்
5. கோவை வைக்குமிடங்களில் அதிக நெருக்கத்தை ஏற்படுத்துதல்.
6. கோவைகளில் சிறிய ஊசிகளைப் பாவித்து பத்திரங்களைச் சேகரித்தல்.

அலுவலக முறைமை - கோவையிடலின் படிமுறைகள்

1. சேகரித்தல்
2. பார்வையிடுதல்
3. சுட்டெண் இடுதல்
4. வகைப்படுத்தல்
5. மாற்றுத்தொடர்புகளைக் குறித்தல்

அலுவலக முறைமை - கோவையிடல் முறையின் முக்கிய அம்சங்கள்

1. இறுக்கமாக இருத்தல் வேண்டும்.
2. பெறுதலில் இலகுவாக அடையக்கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்.
3. பேணப்படும் நடைமுறையில் இலகுத்தன்மையிருத்தல் வேண்டும்.
4. பாதுகாப்பு இருத்தல் வேண்டும்.
5. சிக்கனம் பேணப்படுதல் வேண்டும்.

6. வேண்டியவிடத்து தேவைக்கேற்ப நெகிழ்ச்சித்தன்மை இருத்தல் வேண்டும்.

அலுவலக முறைமை - கோவையிடலின் அவசியம்

1. முகாமைத் தீர்மானங்களை எடுத்தலுக்கும், எதிர்கால நடவடிக்கைகளுக்கும்     தேவையான முக்கிய தகவல்களை இதிலிருந்து பெறமுடியும். 

2. தேவைப்படும் போது இலகுவாகவும், விரைவாகவும் எடுத்துக்கொள்ளலாம். 

3. நிறுவனத்தை அறிய வேண்டியவர்கள் இலகுவாக கோவையைப் படித்து       

    அறிந்து கொள்ளலாம்.

4. கோவையில் முக்கியமான பத்திரங்களை மட்டும் இட வழியேற்படுகின்றது.

எனவே கோவை செய்யப்படாவிட்டால் ஆவணங்கள் கிழிந்து அல்லது அழுக்குப்படிந்து அல்லது சிதைவடைந்து  கோவையிலுள்ள இரகசியத் தகவல்கள் வெளியேறலாம்.