அலுவலக முறைமை - நடைமுறைக்கோவை - Procedure File

இக்கோவையில் விடயத்துடன் தொடர்புபட்ட அந்த விடயத்தை நிறைவேற்றும் படிமுறைகள் குறிப்பிட்டிருக்கும். அதாவது ஒரு வேலையை எவ்வாறு ஆரம்பிப்பது, அது எவரெவருடாகச் செய்யவேண்டும், இறுதியாக எடுக்கப்பட வேண்டிய நடவடிக்கை என்ன?என்பன இதில் குறிப்பிடப் பட்டிருக்கும். 

இக்கோவை விடய எழுதுநரின் வேலையை இலகுவாக்கும். புதிய எழுதுநரைப் பயிற்றுவிக்க இது உதவுகின்றது. இயக்கங்கள் சரியாகவும், முறையாகவும் நடைபெற உதவுகின்றன. வேலை நடைமுறைகளைப் படித்து மாற்றங்களைப் பாவிக்க இக்கோவை உதவுகின்றது.

அலுவலக முறைமை - மத்திய கோவை - Central File

சில சிக்கலான விடயங்களுக்கு சில துணைக்கோவைகளைத் திறக்க வேண்டியேற்படலாம். பல துணைக்கோவைகளுடன் தொடர்புபட்டதாக ஒரு கோவை பேணப்படும். இதுவே முக்கிய கோவை எனப்படும்.

Eg:- ஒரு நேர்முகப் பரீட்சையின் போது ஒவ்வொரு பரீட்சாத்திக்குமாகத் துணைக்கோவைகள் பேணப்படும் வேளையில் குறிப்பிட்ட பதவி பற்றிய தகமைகள், ஆட்சேர்ப்புத்திட்டம், நேர்முகப்பரீட்சை நிலையம் போன்ற விபரங்களைக் கொண்டதாக மத்திய கோவையிலிருக்கும் ஒவ்வொரு பரீட்சாத்தியும் நேர்முகப்பரீட்சை செய்யப்பட்டுத் தெரிவு பற்றிய விபரமும் மத்திய கோவையில் திறக்கப்படும். 

இது போன்ற பல அம்சங்களைக் கொண்ட ஒரு செயற்றிட்டத்திற்கு அந்தப் பல்வேறு அம்சங்களுக்குத் துணைக்கோவைகளும் அச்செயல் திட்டம் சம்பந்தமாக மத்தியகோவையும் பேணப்படும்.

அலுவலக முறைமை - கோவைகளின் வகைகள்

1. மத்திய கோவை
2. நடைமுறைக் கோவை
3. உசாத்துணைக் கோவை
4. கொள்கைக் கோவை
5. விடயக் கோவை

6. பெயர்வழிக் கோவை

அலுவலக முறைமை - கோவையிடலில் ஏற்படும் தவறுகள்

1. தலையங்கம் மிக நீண்டதாக இருத்தல்
2. குழப்பமான முறையில் பெயரிடல்
3. கோவைக்கு அதிகமான ஆவணங்களைச் சேர்த்தல்
4. ஒரு கோவைக்குள் மற்றொரு கோவையைப் புகுத்துதல்
5. கோவை வைக்குமிடங்களில் அதிக நெருக்கத்தை ஏற்படுத்துதல்.
6. கோவைகளில் சிறிய ஊசிகளைப் பாவித்து பத்திரங்களைச் சேகரித்தல்.

அலுவலக முறைமை - கோவையிடலின் படிமுறைகள்

1. சேகரித்தல்
2. பார்வையிடுதல்
3. சுட்டெண் இடுதல்
4. வகைப்படுத்தல்
5. மாற்றுத்தொடர்புகளைக் குறித்தல்

அலுவலக முறைமை - கோவையிடல் முறையின் முக்கிய அம்சங்கள்

1. இறுக்கமாக இருத்தல் வேண்டும்.
2. பெறுதலில் இலகுவாக அடையக்கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்.
3. பேணப்படும் நடைமுறையில் இலகுத்தன்மையிருத்தல் வேண்டும்.
4. பாதுகாப்பு இருத்தல் வேண்டும்.
5. சிக்கனம் பேணப்படுதல் வேண்டும்.

6. வேண்டியவிடத்து தேவைக்கேற்ப நெகிழ்ச்சித்தன்மை இருத்தல் வேண்டும்.

அலுவலக முறைமை - கோவையிடலின் அவசியம்

1. முகாமைத் தீர்மானங்களை எடுத்தலுக்கும், எதிர்கால நடவடிக்கைகளுக்கும்     தேவையான முக்கிய தகவல்களை இதிலிருந்து பெறமுடியும். 

2. தேவைப்படும் போது இலகுவாகவும், விரைவாகவும் எடுத்துக்கொள்ளலாம். 

3. நிறுவனத்தை அறிய வேண்டியவர்கள் இலகுவாக கோவையைப் படித்து       

    அறிந்து கொள்ளலாம்.

4. கோவையில் முக்கியமான பத்திரங்களை மட்டும் இட வழியேற்படுகின்றது.

எனவே கோவை செய்யப்படாவிட்டால் ஆவணங்கள் கிழிந்து அல்லது அழுக்குப்படிந்து அல்லது சிதைவடைந்து  கோவையிலுள்ள இரகசியத் தகவல்கள் வெளியேறலாம்.

அலுவலக முறைமை - கோவை செய்தல் - Filing

கோவை செய்தல் என்பது பதிவுகளை ஒழுங்குமுறைப்படி அமைத்தலும், வேண்டிய நேரத்தில் இலகுவாக எடுக்கக்கூடிய விதத்தில் அவற்றிற்கு இலக்கமிடுதலும், அவற்றைப் பாதுகாத்தலுமே கோவையிடல் எனப்படும்.

ஓய்வுக்கு முற்பட்ட விடுமுறை - Leave Preparatory to Retirement

அரச அலுவலர் ஓருவர் ஓய்வு பெறும் சந்தர்ப்பத்தில் நடப்பாண்டில் அவருக்கு உரித்துடைய ஓய்வு விடுமுறையுடன் முன்னைய ஏதேனும் ஈராண்டுகள் சேமித்து வைத்துள்ள ஓய்வு விடுமுறைகளையும் ஓய்வுக்கு முற்பட்ட விடுமுறையாக பெற்றுக்கொள்ளலாம். (பொ.நி.சு - 03/97)

எனினும் அலுவலர் ஒருவர் தனது சேவைக் காலத்தினுள் சேமித்து வைத்துள்ள அமைய விடுமுறை மற்றும் சுகவீன/ ஓய்வு விடுமுறைகளைப் பயன்படுத்தி 12 மாதங்கள் எனும் வரையறைக்குள் ஓய்வின் முன்னரான விடுமுறைகளைப் பெற முடியும். (01.01.2006 ஆம் திகதி முதல் சேமித்துள்ள விடுமுறைகளையே இதற்குப் பயன்படுத்தலாம்.) (பொ.நி.சு - 24/2007)

ஆனால்  பொ.நி.சு - 24/2007 திருத்தியமைக்கப்பட்டு 2011.01.01 ஆம் திகதிக்குப் பின்னர் ஓய்வு பெறும் பயன்படுத்தப்பாடாத விடுமுறையின் உச்ச அளவாக மூன்று மாத காலப்பகுதியை ஓய்வுக்கு முந்திய விடுமுறையாக பெற்றுக்கொள்வதற்கு குறித்த உத்தியோகத்தர்களுக்கு அனுமதி வழங்கப்படுதல் வேண்டும்.(பொ.நி.சு - 19/2010)

விசேட சுகவீன விடுமுறை - Special Sick Leave

அலுவலர் ஒருவர் தமது உண்மையான கடமையின் காரணமாகவும், தமது சொந்த தவறு இல்லாததன் காரணமாகவும் நோய்வாய்ப்பட்டுள்ளாரென அரசாங்க மருத்துவ உத்தியோகத்தர் சான்றுப்படுத்துவாராயின் 6 மாத சம்பளத்துடனும், 6 மாத அரைச்சம்பளத்துடனுமான விசேட சுகவீன விடுமுறையை அனுமதிக்கலாம்.

எதிர்பாராத இடர், அனர்த்தம் காரணமாக காயமுற்ற அலுவலர் ஒருவருக்கு தாபனப் பணிப்பாளர் அவ்வாறு வழங்குவது அவசியம் என கருதுவாராயின் மருத்துவ சபையொன்று சிபாரிசு செய்யும் அளவுக்கு விசேட சுகவீன விடுமுறையை செயலாளர் வழங்கலாம்.

பிரசவ விடுமுறை - Maternity Leave

இது ஒவ்வொரு குழந்தை பிறப்பிற்கும் பின்வருமாறு அமையும் 

(பொ.நி.சு - 4/2005)

84 நாட்கள் சம்பளத்துடனான விடுமுறை

84 நாட்கள் அரைச்சம்பள விடுமுறை

84 நாட்கள் சம்பளமற்ற விடுமுறை

நிரந்தர, தற்காலிக, அமைய மற்றும் பயிற்சி நிலையிலுள்ள பெண் உத்தியோக த்தர்களுக்கு வழங்கப்படலாம்.

84 நாட்கள் சம்பளத்துடனான பிரசவ விடுமுறை

எல்லா உயிருடன் பிறக்கும் குழந்தை பிரசவத்திற்கு வழங்கப்படலாம். குழந்தை பிறந்து 4 வாரங்களுக்கு முன் எக்காரணம் கொண்டும் கடமைக்கு அறிக்கையிட முடியாது. மருத்துவச்சான்றிதழ்/ குழந்தையின் பிறப்புச் சான்றிதழ் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும். இது ஒரு விசேட விடுமுறையாகை யால் ஏனைய விடுமுறைகளிலிருந்து கழிக்க முடியாது.

குழந்தை பிறந்து 6 வாரங்களுக்கு முன் இறந்தால்/ மரணமடைந்து பிறந்தால் 6 வாரங்கள் சம்பளத்துடனான விசேட விடுமுறையை மரண அத்தாட்சிப் பத்திரம் / மருத்துவ சான்றிதழ் சமர்ப்பித்தல் வழங்கலாம்.

84 நாட்கள் அரைச்சம்பள பிரசவ விடுமுறை

சம்பளத்துடனான விடுமுறை முடிவடைந்ததன் பின் 84 நாட்கள் அரைச்சம்பள பிரசவ விடுமுறை வழங்கலாம். (சனி, ஞாயிறு, பொது விடுமுறை தினங்கள் உட்பட) குழந்தை மரணமடைந்தால் 7 நாட்களின் பின் இவ்விடுமுறை இரத்தாகும்.

84 நாட்கள் சம்பளமற்ற பிரசவ விடுமுறை

மேற்படி இரு வகை விதிமுறைகளும் முடிவடைந்ததன் பின்னர் குழந்தையின் பராமரிப்புக்கு அவசியமானால் மட்டுமே 84 நாட்கள் சம்பளமற்ற பிரசவ விடுமுறை வழங்கப்படலாம்.(சனி, ஞாயிறு, பொது விடுமுறை தினங்கள் உட்பட)

Note :-

1. கருச்சிதைவு ஏற்படின் மருத்துவச் சான்றிதழை சமர்ப்பித்து தனது ஓய்வு 

    விடுமுறையை பயன்படுத்தலாம்

2. குழந்தைக்கு 6 மாதம் முடிவடையும் வரை பாலூட்டும் நோக்கத்திற்காக 

   அலுவலகத்திலிருந்து ஒரு மணித்தியாலம் முன்னாதாக செல்லலாம்.

3. கருத்தரித்து 5 மாதம் கழிந்த பின் ½ மணித்தியாலம் கடமைக்கு தாமதமாக 

    வரவும் ½ மணித்தியாலம் முன்னதாக காரியாலயத்திலிருந்து வெளிச் 

    செல்லவும் அனுமதிக்கலாம்.

4. அரைச்சம்பள, சம்பளமற்ற பிரசவ விடுமுறை உத்தியோகத்தரின் சம்பள 

    ஏற்றம், ஓய்வூதியம், பதவியுயர்வு என்பவற்றின் போது பாதிப்பு 

    ஏற்படுத்துமொன்றாக கருதப்படக்கூடாது.

தந்தைக்குரிய விடுமுறை - Paternal Leave

நிரந்தர, தற்காலிக, அமைய மற்றும் பயிலுநர் அலுவலர் ஒருவரின் மனைவியின் பிள்ளை பிறப்பு ஒன்றின் போது அலுவலருக்கு 3 நாட்கள் விசேட விடுமுறை வழங்கப்படும். இது 3 வேலை நாட்களாகவும் 3 மாதத்திற்குள் பெற்றுக்கொள்ளப்படல் வேண்டும். பின்னர் விவாகச்சான்றிதழ் மற்றும் பிள்ளையின் பிறப்புச் சான்றிதழ் அல்லது மருத்துவச் சான்றிதழ் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும்.( பொ.நி.சு - 03/2006)

காலம் கடந்த விடுமுறை - Lapsed Leave

அலுவலரொருவர் தனது திரட்டிய ஓய்வு விடுமுறையினை முற்றாக பெற்றுக் கொண்டதன் பின்னர் மேலும் விடுமுறை தேவைப்படின் விடுமுறையை அனுமதிக்கும் அதிகாரி தனது தற்றுணிவின் அடிப்படையில் குறித்த அலுவலரது சேவைக்காலத்தில் உபயோகிக்கப்படாத இரு தொடர்ச்சியான வருடங்களுக்குரிய ஓய்வு விடுமுறையினை அனுமதிக்கலாம். இது சாதாரணமாக ஒரு வருடத்துக்குள் ஒரு தடவை மாத்திரமே அனுமதிக்கப்பட முடியும். இரு தொடர்ச்சியான வருடங்களில் பெறப்பட்ட மொத்த காலங்கடந்த விடுமுறைகளின் எண்ணிக்கை 48 நாட்களை விஞ்சுதலாகாது.

தவிர்க்க முடியாத சந்தர்ப்பங்களில் அதாவது நோய்வாய்ப்பட்டாலோ அல்லது விபத்து காரணமாகவோ மேலும் விடுமுறை தேவைப்படின் செயலாளர் அதன் உண்மைத்தன்மையில் திருப்தியடையின் தனது தற்றுணிபில் மேலும் இரு தொடர்ச்சியான வருடங்களுக்குரிய காலங்கடந்த விடுமுறையை அனுமதிக்கலாம். இந்நிலையில் இரு தொடர்ச்சியான வருடங்களில் வழங்கப்பட்ட காலம் கடந்த விடுமுறை 96 நாட்களை விஞ்சுதலாகாது.

காலம் கடந்த விடுமறை பின்வரும் காரணங்களுக்காக அனுமதிக்கப் படலாம்.

1. அலுவலரின் சுகவீனம்
2. குடும்பத்தவரின் சுகவீனம்
3. குடும்பத்தில் ஏற்பட்ட மரணம்
4. அலுவலரின் திருமணம்
5. குடும்பத்தில் ஏற்பட்ட தொற்றக்கூடிய நோய்
6. நீதிமன்றக் கட்டளை (தனிப்பட்ட காரணமாக)

விபத்து விடுமுறை - Accident Leave

அரச அலுவலரொருவர் கடமையில் இருக்கும் போது அல்லது கடமையில் இல்லாத போதிலும் கடமை சம்பந்தப்பட்ட ஒரு நடவடிக்கையின் போது வீட்டிலிருந்து அலுவலகத்திற்கு அல்லது அலுவலகத்திலிருந்து வீட்டிற்கு செல்லும் போது விபத்துக்குட்பட்டால் செயலாளரினால் ஆகக்கூடியளவு ஒரு வருட சம்பளத்துடனும் 6 மாத அரைச்சம்பளத்துடனும் காயத்தின் தன்மைக் கேற்ப விபத்து விடுமுறை வழங்கப்படலாம். இது அவருக்குரிய ஏனைய விடுமுறைகளிலிருந்து கழிக்கப்படலாகாது என்பதுடன் காலம் கடந்த விடுமுறையுடன் சேர்த்து வழங்கப்படலாம்.

ஓய்வு விடுமுறை - Vacation Leave

இது வருடமொன்றுக்கு ஆகக் கூடியது 24 நாட்கள் ஆகும்.

அலுவலர் ஒருவர் திரட்டிய ஓய்வு விடுமுறை(Accumulated Vacation Leave) அதாவது விடுமுறை பெறும் வருடத்தில் ஓய்வு விடுமுறை மற்றும் அதற்கு முந்திய ஒரு வருடத்தில் எஞ்சியுள்ள ஓய்வு விடுமுறை என்பவற்றைச் சேர்த்து ஒரு வருடத்தில் 48 நாட்கள் ஓய்வு விடுமுறைக்கு உரித்துடையவரர் ஆவார்.

இவ்விடுமுறை உள்நாட்டில் பெறப்படும்போது வேலைநாட்கள் மாத்திரம் கணக்கில் கொள்ளப்படும். ஆனால் வெளிநாட்டில் செலவிடப்படும் போது பொது விடுமுறை, சனி, ஞாயிறு தினங்கள் உள்ளடங்கலாக கணக்கிடப்படும்.

புதிதாக நியமனம் பெற்ற ஒருவர் 9 மாதம் முடிந்த பின்பே 24 நாட்கள் ஓய்வு விடுமுறைக்கு உரித்துடையவராவார். எனினும் சுகவீனமாக மருத்துவ சான்றிதழ் சமர்ப்பித்தால் அல்லது மிக அவசரமான தேவைக்கு ஒவ்வொரு மாத சேவைக்கும் ஒரு வருட ஓய்வு விடுமுறையில் ¹/₉ வீதத்தில் வழங்கப்படலாம். அத்துடன் இரு வருட சேவை முடிந்த பின் எஞ்சிய காலப்பகுதிக்குரிய விடுமுறை ¹/₁₂ வீதப்படி கணக்கிடப்பட வேண்டும்.
உதாரணமாக 01.01.2009 இல் நியமனம் பெற்ற ஒருவருக்கு
01.01.2009 - 31.12.2009  - 1 வருடம் = 24 நாட்கள்
01.01.2010 - 31.12.2010  - 1 வருடம் = 24 நாட்கள்
01.01.2011 - 16.08.2011 - ²⁴/₁₂ × 7¹/₂    = 15 நாட்கள்
01.01.2012 தொடக்கம் கலண்டர் வருடத்திற்கு கணக்கிடப்படும்.

இரண்டு வருடத்திற்கு மேற்பட்ட சேவைக்காலத்தை உடைய அலுவலர் ஒருவர் ஒரு வருடத்தில் ஆகக்குறைந்தது முதல் 3 மாதங்கள் கடமை புரிந்தால் மட்டுமே 24 நாட்கள் ஓய்வு விடுமுறைக்கு உரித்துடையவர். 3 மாதங்கள் முடியும் முன்பு விடுமுறை தேவைப்பட்டால் மாதமொன்றுக்கு ¹/₃ வீதப்படி ஒய்வு விடுமுறை வழங்கப்படலாம்.